Scanning eller videresendelse – sådan vælger du postservice
Når et brev er modtaget, er der tre praktiske muligheder: Du kan få det scannet, hente det selv eller få originalen sendt videre. Valget afhænger især af, hvor hurtigt du skal læse indholdet, og om du behøver papiret.
Scanning, når du vil læse brevet digitalt
Scanning er relevant, når du arbejder på farten og vil gennemgå indholdet uden at hente brevet. Du giver tilladelse til, at brevet åbnes og scannes. Aftal, hvordan scanningen leveres, og hvad der derefter sker med originalen.
Hos Zenvap starter brevscanning fra 25 kr. ekskl. moms. Spørg til prisen for din konkrete opgave, eksempelvis hvis et brev indeholder mange sider. Scannede dokumenter leveres efter aftale; de ligger ikke automatisk som PDF-filer i kundeportalen.
Videresendelse, når du skal bruge originalen
Vælg videresendelse, hvis du skal beholde originalen eller ønsker posten leveret til en anden adresse. En samlet forsendelse kan være praktisk, hvis flere breve kan vente, mens enkelte breve måske skal håndteres særskilt.
Gem den korrekte videresendelsesadresse i virksomhedsprofilen, og aftal frekvens, håndtering og porto. Prisen for selve forsendelsen er ikke automatisk inkluderet i firmaadressens grundpris.
Afhentning, når du alligevel er i nærheden
Afhentning kan passe godt, hvis du jævnligt kommer til Odense og gerne vil samle posten op. Aftal tidspunktet først, så du ved, hvornår modtagelsen kan udleveres.
En registreret modtagelse er ikke det samme som et bekræftet afhentningstidspunkt. Brug din anmodning til at beskrive ønsket tidspunkt, og afvent bekræftelse.
Lav en enkel rutine for virksomhedens post
Vælg en fast måde at gennemgå beskeder og modtagelser på. På den måde undgår du, at en registreret forsendelse bliver overset, mens virksomheden har travlt. Du kan godt kombinere mulighederne: scanning af ét brev og afhentning af resten.
- Gennemgå beskeder om nye modtagelser.
- Vælg håndtering for den enkelte forsendelse.
- Hold videresendelsesadressen opdateret.
- Følg status, indtil anmodningen er håndteret.
- Aftal særskilt, hvordan originaler opbevares eller udleveres.